ห้าขั้นตอน สองคุณสมบัติของการมอบหมายและการสอนงาน

การมอบหมายงานและการสอนงานเป็นบทบาทและความรับผิดชอบที่สำคัญประการหนึ่งของคนที่เป็นผู้นำที่ประสบความสำเร็จ ซึ่งมีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพและคุณภาพในการทำงานของลูกน้อง และ ความสัมพันธ์เหนียวแน่นของผู้คนในองค์กร ในที่นี้ขอนำเสนอห้าขั้นตอนสองคุณสมบัติสำคัญของการมอบหมายและการสอนงาน

ห้าขั้นตอนของการมอบหมายงาน

ขั้นตอนแรก ท่านจะต้องมีความชัดเจนที่สุดว่า ท่านคาดหวังผลอะไรบ้างจากงานที่จะมอบหมายให้เพื่อร่วมงานทำ ยิ่งถ้าท่านมีความคาดหวังจากงานที่จะมอบหมายได้ชัดเจนมากแค่ไหน ท่านยิ่งง่ายในการเลือกคนที่ท่านจะมอบหมายงานมากขึ้นและมีประสิทธิภาพในการมอบหมายสูงขึ้นแค่นั้น

ขั้นตอนที่สอง ท่านควรมอบหมายงานนี้ให้กับคนที่ได้แสดงฝีไม้ลายมือและความสามารถในประเภทงานที่จะมอบหมาย หรือเป็นผู้ที่เคยทำงานประเภทนี้สำเร็จมาแล้ว อย่ามอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมงานที่ไม่เคยทำงานประเภทที่เราจะมอบหมายนั้นเด็ดขาด ยิ่งถ้างานนี้ต้องการความสำเร็จสูงเพื่อเป็นการแข่งขันกับคู่แข่งในตลาดธุรกิจ ท่านยิ่งจำเป็นต้องมอบหมายงานแก่เพื่อนร่วมงานที่ท่านมั่นใจอย่างเต็มร้อยว่าเขาจะสร้างความสำเร็จตามความคาดหวังของท่าน

ขั้นตอนที่สาม อธิบายอย่างชัดเจนที่สุดแก่คนที่ท่านจะมอบหมายงานให้ทำว่า ท่านต้องการได้รับผลจากงานที่ทำอะไรบ้าง ตลอดจนกำหนดระยะเวลาที่มี รวมทั้งวิธีการทำงานที่ต้องการ ในฐานะที่ท่านเป็นผู้มอบหมายงาน ท่านต้องรู้แผนงานใหญ่ทั้งหมดของงานนี้ ให้เวลากับการสอนงาน อธิบายแนวทางการทำงานนี้ให้ดีที่สุดจากประสบการณ์การทำของท่าน และด้วยกระบวนการเช่นนี้ที่ท่านจะสามารถมั่นใจได้ว่างานนี้จะเกิดผลตามกำหนดเวลาและตามที่ท่านคาดหวังไว้

ขั้นตอนที่สี่ ท่านต้องกำหนดตารางเวลาของการรายงานผลความก้าวหน้าของการดำเนินงาน ถ้าเป็นภารกิจการงานที่มีความสำคัญท่านควรที่จะกำหนดเส้นตายที่งานต้องเสร็จก่อนกำหนดเวลาจริงไว้หนึ่งสัปดาห์ สร้างระบบความยืดหยุ่นให้แก่การทำงานเสมอ แล้วท่านพึงตรวจสอบการก้าวหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอไม่แตกต่างอะไรกับการที่แพทย์ต้องเอาใจใส่ตรวจสอบผู้ป่วยในทุกขั้นตอนทุกระยะอย่างละเอียดรอบคอบ อย่าปล่อยให้มีช่องว่างของความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ห้า ตรวจสอบทุกขั้นตอนอย่างจริงจังและสม่ำเสมอ การมอบหมายงานมิใช่การ แจกงาน หรือ การ กระจายงาน ที่เอางานไปให้อีกคนหนึ่งทำ และมิได้หมายความว่าเมื่อมอบหมายงานไปแล้วท่านก็หมดความรับผิดชอบ ยิ่งงานนั้นมีความสำคัญแค่ไหนท่านยิ่งต้องเอาใจใส่และรับผิดชอบมากขึ้นแค่นั้นแม้เมื่อท่านมอบหมายไปแล้วก็ตาม

ท่านจะมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพแก่ลูกน้องอย่างไร? และ เพื่อนร่วมงานคนไหนที่มีความสามารถที่จะรับผิดชอบต่องานที่ท่านมอบหมายนั้น? เป็นประการสำคัญที่ท่านจะต้องพิจารณาอย่างดีละเอียดรอบคอบ และจำเป็นอย่างยิ่งที่ท่านจะต้องมีกระบวนการที่มั่นใจได้ว่าท่านได้สื่อสารความคาดหวังที่ชัดเจน มีระบบการตรวจสอบติดตามผลการทำงานเป็นระยะเวลาที่ชัดเจน อย่างเป็นขั้นตอน ที่ผ่านการสร้างความเข้าใจระหว่างท่านและผู้ที่ท่านมอบหมายงานนั้นเป็นอย่างดี เครื่องมือและกระบวนการที่เป็นระบบเช่นนี้เองที่จะช่วยท่านให้เป็นผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ และ มีอิทธิพลต่อการทำงานของลูกน้องที่ท่านมอบหมายงานให้ทำ

คุณสมบัติสองประการของผู้มอบหมายงาน

คุณสมบัติประการแรก เป็นผู้ที่มีความชัดเจนในงานที่จะมอบหมาย และ ผลงานที่ต้องการให้เกิดขึ้นจากงานที่ทำ และที่สำคัญคือเป็นผู้ที่มีทักษะความสามารถในการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจชัดเจนแก่ผู้ที่รับมอบหมายงาน

คุณสมบัติประการที่สอง มอบหมายงานด้วยใจเมตตาที่ใช้งานที่มอบหมายในการสร้างเสริมและพัฒนาทักษะความสามารถของเพื่อนร่วมงานเป็นระดับพื้นฐาน แต่มีใจที่ต้องการหนุนเสริมให้ผู้รับมอบหมายงานมั่นใจในคุณค่าและความหมายชีวิตของเขาเอง และมีใจเมตตาที่จะหนุนเสริมให้เขาทำงานเพื่อให้เกิดคุณค่าในชีวิตของลูกค้า หรือ ผู้รับบริการ เพื่อนร่วมงาน และคนที่เกี่ยวข้อง และอย่าแย่งความดีความเก่งจากเพื่อนร่วมงานที่ทำงานนั้น ตรงกันข้ามกลับให้การยกย่อง ให้เกียรติ และแสดงความภาคภูมิใจในความสำเร็จของเขาทั้งเป็นการส่วนตัวและต่อหน้าคนอื่นๆ ในที่สาธารณะ

การที่จะเกิดประสิทธิผลจากการมอบหมายงานมีองค์ประกอบจากประสิทธิภาพของตัวผู้มอบหมายงานเอง และ ผู้รับมอบหมายงาน รวมทั้งกระบวนการมอบหมายงานนั้นต้องมีการติดตาม สอนงาน และมีกระบวนการและเครื่องมือในการติดตามและเรียนรู้เท่าทันในงานที่มอบหมายนั้นได้เกิดผลอย่างไร ตามที่คาดหวังมากน้อยแค่ไหน ทั้งสิ้นนี้การมอบหมายงานไม่ควรมุ่งที่ความสำเร็จเสร็จตามความคาดหวังของผู้บริหารเท่านั้น แต่กระบวนการนี้คือกระบวนการสร้างเสริมพัฒนาสมรรถนะในการทำงานของเพื่อนร่วมงาน เพิ่มความภาคภูมิใจในชีวิตการทำงานของเขา เติมเต็มความสำนึกถึงคุณค่าชีวิตในตัวของผู้รับมอบหมายงาน และ เสริมสร้างทัศนะในการทำงานเพื่อเพิ่มความสุขแก่ตนเองและคนรอบข้างของตน
สิ่งเหล่านี้มีคุณค่ายิ่งกว่าโบนัสสิ้นปีที่ผู้นำให้กับลูกน้องเสียอีกครับ

ประสิทธิ์ แซ่ตั้ง
บ้านแม่แก้ดน้อย สันทราย เชียงใหม่
081-289-4499