5 ขั้นการมอบหมายงานที่ไม่ควรละเลย

การมอบหมายงานของผู้นำมีความสำคัญอย่างยิ่ง   เพราะวิธีการมอบหมายงานคือตัวบ่งชี้ความก้าวหน้าความสำเร็จ หรือ ความล้มเหลวของงานที่มอบหมายให้ทีมงานทำ

บางครั้งพบว่า  ผู้นำของหลายองค์กร หลายสถาบัน หรือ หลายหน่วยงาน  รวมถึงหลายคริสตจักรมักมอบหมายงานโดยผู้นำไม่ได้สนใจว่าทีมงานจะสามารถทำได้อย่างที่ตนคาดคิดหรือไม่   คิดเพียงแต่ว่าตนเองเป็นผู้นำมีหน้าที่มีอำนาจที่จะมอบหมายงานให้ลูกน้องทำ   แล้วก็คาดหวังคาดเดา หรือ “มโนไปเอง” ว่าทีมงานต้องทำได้   ผลที่ได้รับคือความล้มเหลวในงานชิ้นนั้น   นี่จะไปโทษทีมงานไม่ได้   แต่ควรโทษผู้นำคนนั้นที่ไม่ทำหน้าที่การเป็นผู้นำที่ได้รับมอบหมาย   ผู้นำต้องตระหนักรู้ตลอดเวลาว่า  การมอบหมายงานมิใช่เพียงเพื่อให้งานชิ้นนั้นมีคนทำรับผิดชอบและทำสำเร็จเท่านั้น   แต่นี่เป็นส่วนหนึ่งในกระบวนเสริมเพิ่มประสิทธิภาพภาวะผู้นำของทีมงานด้วย

หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้นำ 5 ขั้นตอนสำคัญในการมอบหมายงานที่ตนไม่ควรละเลย

1. บอกเพื่อนร่วมงานให้รู้ว่าท่านต้องการให้เขาทำอะไร

เมื่อท่านมอบหมายงานให้ทีมงานของท่าน   ให้ท่านบอกถึงความคาดหวังของท่านว่า  เมื่องานนี้ทำสำเร็จแล้วจะต้องเป็นอย่างไรบ้าง  ต้องเกิดอะไรขึ้น   ยิ่งกว่านั้น  ให้อธิบายถึงเป้าประสงค์ของงานที่มอบหมายนั้น   และเกี่ยวข้องกับภาพใหญ่ของงานทั้งองค์กรอย่างไรบ้าง

2.   ทำให้เขาเห็นว่าจะทำสิ่งนี้ให้ดีควรทำอย่างไร

การบอกถึงวิธีทำไม่ชัดเจนเท่ากับทำให้ดู  แล้วฝึกให้เขาทำ   ทีมงานของท่านต้องการท่านทำให้เป็นตัวอย่างว่าจะทำให้งานชิ้นนี้ให้สำเร็จควรกระทำอย่างไร  (ปัญหาคือ ผู้นำหลายคนที่มอบหมายงาน  ไม่รู้หรือไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้   แต่คาดหวังให้ลูกน้องทำให้สำเร็จ   อันนี้แย่มากกว่าที่คิด)

3.   แล้วเปิดโอกาสให้เขาทดลองทำดู

การฟังเท่านั้น สู้การมีโอกาสลงมือทดลองทำด้วยตนเองต่อหน้าผู้รู้และชำนาญไม่ได้   ทีมงานของท่านเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง   ดังนั้น การที่ท่านให้โอกาสทีมงานได้ทดลองทำเองและท่านอยู่เคียงข้างเขา   เป็นการฝึกฝนที่เหมาะสมยิ่ง

4.   สังเกตการทดลองทำของทีมงาน

การไว้วางใจที่มีการพิสูจน์ให้มั่นใจ   ย่อมมีประสิทธิภาพกว่าความไว้วางใจที่มีแต่การคาดเดาหรือมโนไปเอง การหนุนเสริมเพิ่มพลังความสามารถและชำนาญย่อมทำให้ทีมงานของท่านทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูง   แต่อย่าคาดหวังว่าเมื่อท่านมีการให้เขาฝึกหัดทำแล้วก็ปล่อยให้เขาไปทำเอง   เพราะนั่นจะเป็นความเสี่ยงอย่างยิ่ง   หลายคนเมื่อรับการอบรมดูเหมือนทำได้   แต่เมื่อกลับไปทำเองแล้วต้องเจอกับสิ่งไม่คาดคิด   เมื่อไม่รู้ว่าจะแก้ไขจัดการด้วยวิธีใหม่อย่างไรก็จะกลับไปทำอย่างเดิมตามความเคยชิน   หรือไม่ก็หยุดทำงานนั้นไว้ก่อน   เพราะไม่รู้จะทำอย่างไร   ผู้นำมีความรับผิดชอบ “โค้ช” ให้งานที่ตนมอบหมายให้ทีมงานประสบความสำเร็จ   การติดตามสอนงานทีมงานว่าเขาทำได้ดีมากน้อยแค่ไหนและการแนะนำและโค้ชงานให้ทำได้อย่างดีเป็นความรับผิดชอบของผู้นำ   ทำให้ทีมงานเกิดการเรียนรู้จากการทำงานชิ้นนั้นด้วยการสอนงานที่สร้างสรรและโค้ชงานตามที่ทีมงานจำเป็น

5.   ชื่นชมในความสามารถ ความพยายาม และความก้าวหน้าของทีมงาน

เมื่อทีมงานทำอะไรลงไปแล้วได้รับรางวัลหรือการตอบสนองในเชิงบวกและสร้างสรรค์ย่อมทำให้เขาทำแบบนั้นอีก   ผู้คนจะทำในสิ่งที่เขาทำแล้วได้รับการชื่นชมและสรรเสริญ   ผู้นำควรสร้างบรรยากาศในที่ทำงานที่ให้การชื่นชมอย่างเปิดเผย  ให้กำลังใจ  และรางวัลแก่แต่ละคนที่มีความก้าวหน้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การมอบหมายงานนอกจากมุ่งหวังให้งานบรรลุความสำเร็จตามประสงค์แล้ว   ยังเป็นโอกาสในการพัฒนาความสามารถในการทำงานของทีมงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น   อีกทั้งยังเป็นการเสริมสร้างให้ทีมงานมีภาวะผู้นำจากแบบอย่างในการเป็นผู้นำที่เขาเห็นจากการกระทำที่ใส่ใจของท่าน   และที่สำคัญคือ การมอบหมายงานเป็นโอกาสกระชับความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิด สนิทสนม   และความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของทีมงานกับหัวหน้าด้วย  

ประสิทธิ์ แซ่ตั้ง

บ้านแม่แก้ดน้อย  สันทราย  เชียงใหม่

E-mail: prasit.barnabus@gmail.com
081-2894499