ตายเพราะประชุม!

วงการคริสตจักรในประเทศไทยดูจะหนีไม่พ้นการประชุมนานาชนิด นานากรรมการ ยิ่งในวงการสภาคริสตจักรในประเทศไทยด้วยแล้ว การประชุมดูจะเป็นอาชีพหลัก มีผู้ที่ผมเคารพนับถือท่านหนึ่งกล่าวกับผมว่า ถ้ารับเงินเดือนตามเบี้ยประชุมก็คงจะได้มากกว่าเงินเดือนที่ได้รับปกติเป็นแน่? และทางแก้ไขให้มีการประชุมน้อยลงก็โดยการบังคับให้ทุกการประชุมจะต้องจ่ายเบี้ยประชุม เพื่อว่าองค์กร สถาบันต่างๆ จะมีการประชุมน้อยลง เพราะหมดงบประมาณเบี้ยประชุม! เพื่อพวกเราจะไม่ต้องมาตายเพราะการประชุม?

ในใจลึกๆ ของคนที่จะต้องเข้าร่วมประชุมต่างๆ มักรู้สึกหงุดหงิดว่าน่าจะจัดการประชุมให้มันดีกว่านี้ ให้มีน้ำมีเนื้อสมค่าเวลาที่ใช้ไป ในที่นี้รวมถึงการเข้าร่วมประชุมธรรมกิจคริสตจักร ประชุมคณะผู้ปกครองคริสตจักร กรรมการนมัสการ คณะมัคนายก และการประชุมกรรมการต่างๆ ในคริสตจักร และก็ไม่เว้นการประชุมกรรมการอำนวยการสารพัดอำนวยการ ประเด็นหลักที่ผู้เข้าร่วมการประชุมรู้สึกเหมือนกันคือ "การประชุมน่าเบื่อหน่าย" และประเด็นที่สองคือ "ดำเนินการประชุมไร้ประสิทธิภาพ"

Patrick Lencioni ท่านเป็นกูรูในการให้การปรึกษาทางด้านธุรกิจ เขียนหนังสือขายดีไว้หลายเล่ม หนังสือเล่มหนึ่งที่ท่านเขียนเกี่ยวกับการประชุมชื่อ Death by Meeting (2004) หนังสือเล่มนี้มีประเด็นที่น่าสนใจมาก ท่านกล่าวว่า ที่การประชุมมันน่าเบื่อหน่ายก็เพราะว่าในการประชุมครั้งนั้นขาดเรื่องราวที่น่าทึ่งน่าสนใจ ขาดส่วนที่เป็นชีวิตความเป็นความตาย (Drama)ในเรื่องที่กำลังประชุม และที่การประชุมด้อยซึ่งประสิทธิภาพ เพราะขาดบริบทสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้เข้าใจความหมาย (contextual structure) ของเรื่องที่นำเข้ามาพิจารณาในที่ประชุม

การประชุมขาดส่วนที่เป็นชีวิต ความเป็นความตาย (Drama)

เวลาที่เราชมภาพยนตร์เราสนใจมากเพราะเรื่องราวในภาพยนตร์เป็นเรื่องของความขัดแย้ง ไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์จริงหรือเป็นเรื่องที่จินตนาการขึ้นก็ตาม จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเราหรือไม่ก็ตาม เป็นเรื่องในวรรณคดี หรือ เรื่องสะเทือนอารมณ์ แต่การประชุมเป็นไปในทางตรงกันข้ามเลยน่าเบื่อเพราะ "ผู้นำการประชุมส่วนใหญ่จะขจัดและตัดเอาส่วนที่เป็นชีวิต ความเป็นความตายในเนื้อหาการประชุมออกไปหรือให้เหลือน้อยที่สุด และพยายามทุกหนทางที่จะไม่ให้เกิดการขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์ในการประชุมนั้น กูรูทางการบริหารธุรกิจท่านนี้ได้กระตุ้นหนุนเสริมให้ผู้นำการประชุมใส่ชีวิต และ ความเป็นความตายของเรื่องที่พิจารณาในการประชุมนั้นเข้าไปตั้งแต่เริ่มต้นการประชุม การกระทำเช่นนี้ไม่จำเป็นจะต้องอาศัยเวทีเพื่อการแสดง เพียงพยายามที่จะแสดงให้ผู้เข้าร่วมการประชุมเห็นว่า เขากำลังจะปรึกษาและพิจารณาในเรื่องที่สำคัญยิ่ง เป็นเรื่องความเป็นความตาย ดังนั้นความคิดเห็นของทุกท่านสำคัญยิ่งในเรื่องนี้

สำคัญยิ่งกว่านั้น ท่านเตือนผู้นำการประชุมที่พยายามนำให้ที่ประชุมหลีกเลี่ยงจากการถกเถียงกัน และ การไม่เห็นด้วยกันว่า ในฐานะที่ท่านได้มีโอกาสมากมายร่วมในการประชุม และตัวท่านเองได้นำการประชุมมากมายหลายครั้ง ท่านยืนยันว่าการกระทำเช่นนั้นอันตรายอย่างยิ่งต่อการประชุม คนส่วนมากแล้วไม่ชอบความขัดแย้ง ดังนั้น เราจึงตั้งภาพในสมองของเราว่า การประชุมที่ดีคือการประชุมที่ทุกเรื่องได้รับการรับรองอย่างรวดเร็วและเสร็จการประชุมตามเวลาที่กำหนด

เราท่านเห็นเป็นประจำ ที่ผู้นำการประชุมในคริสตจักรมีความตั้งใจทำให้การประชุมน่าเบื่อหน่าย(จะด้วยการรู้ตัวตั้งใจหรือไม่ก็ตาม) เหนือสิ่งอื่นใด ผู้นำการประชุมไม่ต้องการมีภาระที่หนักขึ้น ดังนั้น เขาพยายามนำเสนอโครงงานแผนงานแบบที่ไม่ต้องมีการวิพากษ์วิจารณ์จากคนที่มาร่วมประชุม ดังนั้น ครั้งแล้วครั้งเล่าที่ผู้นำคริสตจักรที่เข้าร่วมในการประชุมจึงรู้สึกเบื่อหน่าย ไม่มีอะไรเกิดขึ้นในการประชุม และถ้ามี "ผู้กล้าหาญ" ในที่ประชุมยกประเด็นที่แหลมคมในเรื่องนั้นขึ้นมา ท่านผู้นำการประชุมที่ดี? ก็จะรู้ว่าจะเฉไฉลื่นไหล หรือ หลีกเลี่ยงไม่ให้มีการอภิปรายในเรื่องนั้น Lencioni กล่าวว่า "การหลีกเลี่ยงการอภิปรายนอกจากที่จะทำให้ไม่ได้รับประโยชน์จากการถกเถียงกัน และ การแสดงความไม่เห็นด้วยกันและยังจะทำให้การประชุมน่าเบื่อหน่ายด้วย และรับรองได้เลยว่าประเด็นปัญหาหาที่ยกมาประชุมจะไม่ได้รับการแก้ไขหรือดำเนินการ

แต่บางท่านอาจจะกล่าวว่า "ถ้าปล่อยให้มีการถกเถียงกันอย่างมากมายเต็มที่ การประชุมของเราก็จะไม่จบ มันจะไม่เป็นการปล่อยให้มีการถกเถียงนอกประเด็นสารพัดเรื่องหรือ? สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นแน่นอนถ้าผู้นำการประชุมให้ความสนใจในประเด็นปัญหาที่สอง

ขาดบริบทสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้เข้าใจความหมายของเรื่องที่นำเข้ามาพิจารณา

การประชุมส่วนใหญ่ของเราบรรลุผลเพียงเล็กน้อยเพราะ เราไม่แน่ใจว่าเราพยายามที่จะบรรลุเรื่องอะไรในการประชุม มันมิใช่เพราะว่าเรามีหลายประชุม แต่เป็นเพราะเราพยายามที่จะทำจะพิจารณาหลายเรื่องในการประชุมครั้งเดียว ในตอนท้าย Lencioni ได้เขียนไว้ว่า การประชุมจะมีการตัดสินใจเพียงเล็กน้อย ทั้งนี้ก็เพราะว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่แน่ชัดว่า เขาจะต้องทำอะไรกันแน่ เขาถูกคาดหวังให้พิจารณา อภิปราย ถกเถียง หรือลงคะแนน หรือการระดมความคิด ช่วยประเมิน หรือต้องการให้เขาเป็นเพียงผู้ฟังเท่านั้น

พูดไปพูดมาก็เข้าตัวเอง ผู้เขียนก็เคยนำการประชุมแบบนี้หลายครั้ง ที่มิได้ให้ความชัดเจนของสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นจากการประชุมในเรื่องนั้น และก็มิได้ให้ข้อมูลสภาพแวดล้อมในเรื่องนั้นชัดเจนพอที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้ว่าตนจะต้องทำบทบาทอะไรในเรื่องนั้น เรื่องสำคัญถูกผ่านเลยไป เรื่องที่ต้องตัดสินใจไม่ได้รับการตัดสินใจ เรื่องที่ควรมีการประเมินร่วมกันกลับมิได้มีการพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบพอเพียง ปัญหาก็คือพวกเราส่วนใหญ่พยายามทำทุกเรื่องในการประชุมครั้งเดียว ไม่ว่าเรื่องงานประจำ ปัญหาวิกฤติเร่งด่วนที่ต้องได้รับการแก้ไข แผนยุทธศาสตร์ระยะยาว ฝันถึงอนาคต เป็นไปไม่ได้ครับที่จะประชุมให้เกิดผลในครั้งเดียว

Lencioni เสนอให้มีการประชุมประจำ 4 ประเภท(สามารถประยุกต์)สำหรับองค์กรและคริสตจักรใหญ่ไว้ในหนังสือของเขา เพื่อให้การประชุมเป็นสิ่งที่ช่วยให้เกิดการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ และเกิดความชื่นชมยินดีในการประชุมดังนี้

• การประชุมประจำวันสำหรับการประสานงานที่ทำในแต่ละวัน
• การประชุมประจำสัปดาห์เพื่อวางแผนงานการขับเคลื่อน ปัญหาที่ประสบและได้รับการแก้ไข
• การประชุมประจำเดือนพื่อพิจารณายุทธศาสตร์การขับเคลื่อนงานและมีการวิเคราะห์งาน 1-2 เรื่องใหญ่
• การประชุมประจำไตรมาส เพื่อทบทวนลำดับงานสำคัญที่จะต้องดำเนินการ ทบทวนการพัฒนาเอกภาพของทีมงาน

สำหรับคริสตจักรแล้วคงไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการเต็มอย่างที่เสนอ สามารถเลือกในวิธีการที่จำเป็นเหมาะสมสอดคล้องกับธรรมชาติของคริสตจักร เราจำเป็นจะต้องมีเวลาประจำแน่นอนในการเอาใจใส่กิจการงานปกติ และจะต้องมีเวลาอื่นๆ มากขึ้นในการดูแลเอาใจใส่งานพันธกิจในภาพรวม แต่เราไม่สามารถทำทั้งสองรายการใหญ่ในการประชุมธรรมกิจ

อย่างไรก็ตามผมเองก็ตระหนักอยู่ว่า การบริหารจัดการชีวิตและจิตวิญญาณของคน กับ การบริหารจัดการธุรกิจ การผลิต และต้นทุนนั้นแตกต่างกันอย่างยิ่ง ดังนั้น เราคงไม่สามารถทำตามแนวทางของธุรกิจได้ทั้งหมด แต่ในการประชุมแต่ละครั้งควรจะเป็นโอกาสสำหรับคณะกรรมการที่จะพิจารณาอย่างจริงจังถ้วนถี่ถึงเรื่องสำคัญต่างๆ ในประเด็นที่เกี่ยวกับชีวิตและพันธกิจคริสตจักร ให้มีการถกเถียง ทบทวน เจาะลึกลงในบริบทที่เป็นจริงของเรื่องนั้น ทุกเรื่องทุกประเด็นย่อมมีความสำคัญแม้ไม่เท่ากันก็ตาม แต่จะทำอย่างไรที่การประชุมจะช่วยให้การตัดสินใจเลือก การลงมือทำ เลือกวิธีทำมีผลต่อการเสริมสร้างชีวิตของคริสตจักรและผู้คนอย่างมีประสิทธิภาพ

ประสิทธิ์ แซ่ตั้ง
บ้านแม่แก้ดน้อย สันทราย เชียงใหม่
เรียบเรียงและสะท้อนคิดจากบทความของ Kevin DeYoung เรื่อง Death by Meeting